CARATTERISTICHE DI SCANDATACENTER

L’inserimento dei documenti

L’inserimento dei documenti in ScanDataCenter avviene attraverso tre possibli metodi:

  • inserimento da materiale cartaceo mediante ScanDataClient.net
  • inserimento di un file pdf esistente per la generazione della pratica
  • inserimento di allegati in formato pdf, word, excel, dwg, zip, video

Il sistema OCR

Il plugin ScanDataClient è il pacchetto nato per velocizzare i processi di ScanDataCenter nella fase di scansione del materiale cartaceo a la generazione dell’archivio in formato PDF/A compliant, necessario a soddisfare i requisiti dagli enti certificatori nazionali. Questo pacchetto si interfaccia direttamente all’archivio e permette la registrazione diretta delle pratiche in ScanDataCenter. Il processo diretto SCAN-to-ARCHIVE velocizza al massimo la fase di acquisizione.

Il riconoscimento OCR viene eseguito nel server centralizzato di ScanDataCenter. Tutti i documenti inseriti dalle postazioni di acquisizione vengono processati da una coda di lavoro automatizzata.

Inserimento di un PDF esistente

La possibilità di archiviare documenti esistenti in formato elettronico è sicuramente una caratteristica che non poteva mancare a questa suite. ScanDataCenter offre due possibilità di archiviazione:

La prima riguarda documenti di tipo immagine come file tiff g4 (tipico formato dei fax server) o altro, che devono essere trattati con il sistema OCR per permetterne l’indicizzazione. Questa forma di archiviazione è prevista mediante il sistema ScanDataClient.

La seconda tipologia di archiviazione, di un PDF invece può essere eseguita direttamente dal motore di ricerca web. Di fatto questa tipologia di archiviazione trova ampio spazio da tutti gli utilizzatori che necessitano di inserire documenti remotamente via internet.

WORD plugin

Tutti siamo abituati a convertire automaticamente, con un solo tasto, i documenti che produciamo giornalmente in formato PDF mediante varie suite presenti nel mercato.

Il plugin per Word di ScanDataCenter oltre alla conversione in PDF, esegue una completa archiviazione del documento corrente nel sistema di archiviazione ScanDataCenter.

Archiviazione con BARCODE

Un utilizzo del modulo barcode è per l’archiviazione di una ingente quantità di materiale cartaceo evitando di dati a mano.

Con l’inserimento di un foglio recante un apposito codice a barre è possibile ‘istruire’ ScanDataClient per separare automaticamente le pratiche tra loro rendendole indipendenti una dall’altra ai fini della ricerca.

La vera forza del modulo consiste nella possibilità, per l’utente, di produrre dei codici a barre ‘parlanti’ i quali recano al loro interno svariate informazioni su dati che si voglioni versare sui campi di ricerca di ScanDataCenter. Questo modulo è stato utilizzato con successo per l’archiviazione di ordini, offerte, fatture passive ed attive.

Il modulo barcode prevede inoltre la generazione di profili di acquisizione diversificati per tipologia di documento con un aggancio diretto al database SQL del gestionale, in cui sono già presenti i dati come: nominativo, data documento, oggetto.

Il motore di ricerca

Il motore di ricerca di ScanDataCenter è il cuore dell’intera suite.

Questo motore è sviluppato completamente con tecnologia web allo scopo di eliminare costose installazioni lato client, oltre che a fornire la possibilità di interagire remotamente e facilmente via internet con la suite.

Queste caratteristiche, assieme alla ricerca su tutti i testi dei documenti inseriti, rendono ScanDataCenter utilizzabile da qualsiasi realtà lavorativa.

La nuvola SAAS

St@rt Informatica ha predisposto un modello di distribuzione del software ScanDataCenter sulla tipologia ‘Software as a Service’.

I vantaggi di questa distribuzione sono molteplici ad esempio non è necessario dotare la propria azienda di un server dedicato all’archiviazione, l’accessibilità ai documenti è garantita dalla sola connettività internet e non ultimo il costo del servizio in modalità pay per use mensile.

Adattabilità

ScanDataCenter è adattabile a qualsiasi struttura, infatti tutte le etichette dei campi chiave di inserimento o ricerca possono essere personalizzate in funzione delle esigenze.

Un esempio tipico è l’utilizzo in campo legale dove ‘nominativo’ viene agevolmente modificato in ‘parte/controparte’ al fine di rendere familiare la terminologia utilizzata.

Accessibilità ai documenti

ScanDataCenter utilizzando il modello SAAS permette di accedere ai propri documenti da qualsiasi parte del mondo tramite una solo connessione dati.

Il sistema web si adatta alla perfezione al tipo di browser e periferica utilizzata per la consultazione. L’inserimento di una o più pratiche è sempre possibile attraverso una connessione internet e può essere eseguita sia da scanner che da documenti elettronici esistenti.

Archiviazione e flussi

ScanDataCenter è un puro pacchetto di archiviazione ottica dei documenti. Tuttavia ScanDataCenter utilizza alcune funzionalità che si rilevano utili in ambienti multi-utenza.

La prima funzione è quella dell’attribuzione dei permessi di accesso agli utenti, selezionando per ognuno, la possibilità di vedere alcune tipologie di documenti.

La seconda è quella di poter notificare via email ai propri utenti l’inserimento di documenti di loro interesse. L’email contiene un ‘link’ diretto all’archivio per l’apertura immediata del documento.