Scandatacenter è un pacchetto GED interamente sviluppato con tecnologia Web per la gestione di tutti i documenti cartacei o elettronici che gravitano nell'operatività di un'azienda o studio professionale nato per semplificare al massimo tutte le fasi dell'archiviazione documentale, con l’acronimo GED si indicano infatti l’insieme delle tecniche che consentono di archiviare, rintracciare e far circolare tra i vari uffici, tutti i documenti creati o ricevuti dall’azienda, nel modo più veloce ed economico possibile:
- acquisizione o creazione dei documenti da archiviare
- Trattamento immagini (con il nuovo ScanDataClient.NET)
- archiviazione dei documenti
- ricerca nell'archivio
La sua natura lo rende velocissimo in tutte le sue fasi: la velocità di risposta in fase di ricerca di un documento non è dipendente dalla quantità di documenti inseriti nell'archivio.
La filosofia con la quale è stato progettato scandatacenter differisce per vari aspetti dai classici software di archiviazione documentale, per esempio richiede pochissime risorse operatore in quanto la potenza della ricerca full-text limita al massimo la fase di digitazione delle chiavi di ricerca.
Scandatacenter è nato per soddisfare un obiettivo preciso: rendere il più automatizzato possibile, il processo di importazione dei documenti (vedi sezione archiviazione ottica mediante codici a barre).
La maggior parte dei software in commercio prevedono che durante la fase di caricamento dei documenti in archivio si debba obbligatoriamente compilare a mano tutta una serie di campi grazie ai quali si potrà effettuare in futuro la ricerca del documento stesso; con scandatacenter la ricerca può essere eseguita su tutto il testo contenuto nel documento archiviato.
Scandatacenter utilizza un solo tipo di documento per l'archiviazione: il PDF oppure PDF/A.
Questa scelta è stata dettata dalla necessità di rendere non modificabili i documenti archiviati e beneficia di un'importante caratteristica di questo formato: viene visualizzato sempre correttamente.
Il documento da archiviare può essere generato direttamente da scanner, tramite il suo software client (Vedi sezione ScanDataClient), oppure acquisendo documenti già esistenti in formato PDF, oppure da Microsoft Word (Vedi PLUG-IN Word).
Appena inserito il documento sarà immediatamente disponibile all'intera rete aziendale.
Perchè il formato PDF/A
Con i nuovi decreti per l'archiviazione sostitutiva e la conseguente dematerializzazione del cartaceo, è stata implementata nel client di acquisizione (ScanDataClient) la possibilità di effettuare l'archiviazione dei documenti utilizzando il nuovo formato PDF/A.PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.
Inoltre lo standard definisce i requisiti cui devono rispondere i software di lettura dei file in questo formato.
Un "lettore conforme" deve rispettare alcune regole riguardanti ad esempio, la gestione dei colori, utilizzo del rendering dei caratteri e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all'utente. Lo standard specifica due livelli di conformità per i file PDF:
PDF/A-1b ha l'obiettivo di garantire la riproduzione affidabile dell'aspetto visivo del documento. PDF/A-1a comprende tutti i requisiti di PDF/A-1b e, in aggiunta, è necessario che sia inclusa la struttura del documento (conosciuto anche come "tagged"), con l'obiettivo di garantire che il contenuto del documento possa essere cercato e presentato.
Ecco alcune possibilità offerte da ScanDataCenter per l'archiviazione remota via web
- Caricamento di documenti singoli per archiviare un documento alla volta in remoto.
- Caricamento multiplo per categorie omogenee tramite il quale è possibile caricare in una volta sola più documenti appartenenti a una stessa categoria (ad es. ordini, fatture...).
- Caricamento automatico con codice parlante utile per caricare documenti creati con programmi che generano automaticamente file PDF multipli.
La fase di ricerca richiede all'utente di digitare semplicemente nell'apposito campo uno o più termini contenuti nel documento che si vuole estrarre dall'archivio; tramite un'apposita sintassi è possibile specificare parole da omettere durante la ricerca, parole multiple da ricercare all'interno di uno stesso contesto o concetti legati alle parole inserite.
Successivamente è possibile affinare la ricerca specificando:
- La catergoria di appartenenza del documento (specificabile all'atto dell'inserimento);
- L'anno di pertinenza;
- Il numero di protocollo (generato automaticamente o specificato manualmente).
Dati che è possibile specificare manualmente, o far generare al programma, all'atto dell'inserimento del documento in archivio.
Scandatacenter gestisce il protocollo documentale in riferimento al decreto 445 del 28/12/2000, articolo 53 per la pubblica amministrazione.
I dati richiesti (oggetto, nominativo e direzione del documento) possono essere agevolmente inseriti quando richiesti (nel caso appunto di pubbliche amministrazioni), o tralasciati senza per questo alterare l'efficenza del programma.
Per far fronte alle esigenze di tutela della privacy Scandatacenter permette la gestione di tre tipologie di utenti:
- l'Utente Base può solo effettuare ricerche sui documenti inseriti nell'archivio e stampare i risultati.
- Il Power User, in aggiunta, può inserire documenti nell'archivio e allegare files ai documenti già presenti; può inoltre stampare i registri di protocollo.
- L'Amministratore può effettuare qualsiasi tipo di operazione sia sull'archivio che sul programma stesso, può creare utenti e assegnare loro i permessi di accesso e controllare che operazioni sono state effettuate dai singoli utenti tramite il sistema di AUDIT integrato.
Prova la ricerca On-line
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