Barcode plugin
Barcode plugin
Plugin per la gestione dei codici a barre in ScanDataClient. La sua funzione è quella di aprire ScanDataClient verso una gestione autonoma dell'archiviazione documentale con i barcode.
L'aiuto che un software di archiviazione documentale apporta ad una realtà lavorativa è ormai una cosa risaputa. Da statistiche svolte da enti accreditati sono emersi dati molto significativi per quanto riguarda il dispendio di energie rivolte alla ricerca di documenti all'interno di una qualsiasi struttura.
Ciò che, comunque, risalta particolarmente dalla statistica, è proprio l'incosapevolezza da parte delle proprietà delle società monitorate del fattore 'tempo' dedicato alle ricerche: senza effettuare misurazioni di tempo, l'impiego di risorse nella ricerca dei documenti sembra nullo. Ma se questo tempo viene
sommato in un anno e moltiplicato per tutti i dipendenti, le cifre diventano incredibili.
ScanDataClient è in grado da solo di fare fronte al 90% di esigenze di una qualsiasi realtà lavorativa, però in alcuni casi si rende necessaria un automazione molto spinta, sopratutto nel momento in cui si debbono archiviare pratiche dello stesso tipo e sopratutto se c'è la necessità di estrarre e mettere nel motore di ricerca, il codice a barre stesso o parte di esso.
In questa fase entra in campo il nuovo plug-in di scandataclient per l'automazione tramite codici a barre.
ScanDataClient è in grado da solo di fare fronte al 90% di esigenze di una qualsiasi realtà lavorativa, però in alcuni casi si rende necessaria un automazione molto spinta, sopratutto nel momento in cui si debbono archiviare pratiche dello stesso tipo e sopratutto se c'è la necessità di estrarre e mettere nel motore di ricerca, il codice a barre stesso o parte di esso.
In questa fase entra in campo il nuovo plug-in di scandataclient per l'automazione tramite codici a barre.
L'archiviazione del documento con i barcode Ci sono due modalità di operare con il plugin di ScanDataClient ovvero una modalità semplificata ed una modalità avanzata. Il primo caso si utilizza quando c'è la necessità di operare con ScanDataClient come di consueto, cioè archiviando documento per documento inserendo manualmente i dati di protocollo con la differenza che il nuovo modulo Barcode è in grado di rilevare fino a quattro codici a barre in ogni foglio scansito e li 'allega' all'oggetto permettendone una futura ricerca. Questo è il tipico caso in cui si abbiano delle pratiche provenienti dall'esterno che contengano dei codici a barre e si voglia essere certi che vengano tradotti da scandataclient e messi con sicurezza nel motore di ricerca (dove fallisce l'ocr il barcode ha una bontà del 95%). Il secondo caso di utilizzo 'avanzato' del modulo barcode è quando si vuole archivare una ingente quantità di materiale cartaceo ma si vuole evitare di scansire pratica per pratica. Con l'inserimento di un foglio recante un apposito codice a barre è possibile 'istruire' scandataclient per separare automaticamente le pratiche tra loro rendendole indipendenti una dall'altra ai fini della ricerca. Ma la vera differenza del modulo consiste nella possibilità per l'utente di produrre dei codici a barre che noi definiamo come parlanti i quali recano al loro interno svariate informazioni su dati che si voglio versare sui campi di ricerca di ScanDataCenter. Un esempio concreto di archiviazione di documenti è quello del ciclo attivo di fatturazione o di documenti legati alla produzione interna: generando la prima pagina di ogni documento con un codice a barre il quale riporta e ad esempio codice cliente, data documento, numero documento ecc, si può agevolmente (a portata dell'utente finale) configurare ScanDataClient per 'spezzare' questi campi del codice a barre e riversarli su campi diversi di scandatacenter tramite una maschera di configurazione. In questa maschera si deve indicare:
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Caratteristiche Principali
- Lettura del 90% dei tipi di codice a barre esistenti (escluso bitmap)
- Controllo checksum sui codici a barre
- Lettura fino a quattro codici a barre per facciata
- Riconoscimento del barcode a 90, 180 gradi
- Sezionatura barcode fino a quattro campi
- Separazione pratiche su rilevamento barcode in prima pagina (con impostazione di identificatore a due lettere)
- Indicatore di fasi di processo in realtime
- Possibilità di utilizzo di tre campi aggiuntivi nel database per legami con altri software (gestionali, web e-commerce)
- Settaggio avvisi disco pieno
- Inserimento ed indicizzazione real-time in scandatacenter
- Navigatore pratiche con struttura ad albero con filtri temporali
- Facile da Usare
Requisiti
ScanDataClient viene fornito su un supporto cd-rom separato dalla suite ScanDataCenter ed è funzionante solo in presenza di uno scanner Canon della serie DR con software e driver installati correttamente (forniti a corredo dello scanner stesso). Il plug-in barcode si dovrà installare su ogni postazione di scansione della stuttura.
Funzionalità
Ogni postazione di scansione dovrà essere configurata mediante il tasto ‘configurazione’ della maschera di lavoro principale. I dati richiesti sono unicamente relativi alla configurazione del server di ScanDataCenter con cui si stà operando.
All’avvio il sistema di acquisizione richiede le credenziali di autenticazione ‘username’ e ‘password’ al fine di ricreare lo stesso ambiente protetto definito in ScanDataCenter. Dopo l’immissione delle credenziali si può già essere operativi per l’inserimento delle pratiche ed allegati nell’archivio.
All’avvio il sistema di acquisizione richiede le credenziali di autenticazione ‘username’ e ‘password’ al fine di ricreare lo stesso ambiente protetto definito in ScanDataCenter. Dopo l’immissione delle credenziali si può già essere operativi per l’inserimento delle pratiche ed allegati nell’archivio.
I dati richiesti per l’archiviazione della pratica e la disposizione dei comandi sono stati resi molto simili a quelli già presenti in ScanDataCenter nella sezione ‘caricamento documento singolo’.
Navigatore grafico documentale
Il navigatore grafico, al quale si accede mediante il menù superiore di scandataclient, serve ad eseguire controlli e verifiche da parte dell’operatore preposto all’archiviazione.
- La struttura ad albero contiene i raggruppamenti per categoria e sottocategoria, mentre dalla pratica sono visibili tutti gli allegati disponibili. L’operatore può aprire sia le pratiche che gli allegati con un semplice click di mouse.
- Nella parte superiore sono disponibili alcuni filtri temporali, ritenuti basilari per un veloce ritrovamento di quanto inserito. Il flag più a sinistra (abilitato di default) fa vedere nella struttura solo le pratiche inserite nella giornata. Togliendo tale flag si ha la possibilità di vedere le pratiche inserite in un arco temporale da definire nelle due caselle ‘da data’ e ‘a data’
- Teniamo a precisare che il navigatore grafico non ha la funzionalità di ricerca pratiche, ma solo per eseguire verifiche su quanto archiviato.